Pour une entreprise, l’immobilier est la deuxième source de dépenses après la masse salariale. C’est également le cadre d’exercice du métier des collaborateurs, qui revêt de ce fait une importance particulière. En termes de stratégie immobilière, il ne sera pas tant question ici de valoriser un patrimoine, mais plutôt d’adapter ses ressources immobilières à un contexte en évolution. En ligne de mire, l’entreprise peut viser un accroissement de sa productivité, une réduction du stress au travail et même une réduction de ses coûts immobiliers. On vous explique tout !
À presque tous les points de vue, notre manière de vivre l’entreprise a évolué ces dernières années. On note tout d’abord une prise de conscience quant à la place primordiale de l’humain au sein des organisations. Et par conséquent, à l’attention accrue qui doit être portée à son épanouissement. Ensuite, il est question d’optimiser un fonctionnement qui intègre de nouvelles technologies et de nouvelles pratiques :
Enfin, la résilience de l’activité de l’entreprise est un objectif sociétal, matérialisé de manière croissante par les démarches RSE engagées au sein de la plupart des organisations.
Ces deux dernières années ont été porteuses de bouleversements rapides des codes liés au travail : la crise sanitaire encourage le télétravail – et le confort apporté par cette pratique saute soudain aux yeux des collaborateurs qui en étaient éloignés. Les enjeux environnementaux, la situation géopolitique actuelle et la flambée des prix dans la plupart des domaines imposent également une réflexion globale quant à la manière de vivre le travail et de permettre à l’entreprise de survivre avant tout.
Dans ce contexte, il apparaît plus que jamais comme un moment opportun pour transformer son organisation – ou accélérer son action –en tenant compte de l’ensemble de ces évolutions. Offrir un plus grand confort de travail aux employés tout en œuvrant pour la transition énergétique et en sécurisant la pérennité de son activité est possible !
La révision de la stratégie immobilière est un outil puissant pour une entreprise. La matérialisation de l’ensemble immobilier d’une entreprise reflète sa stratégie générale à bien des niveaux. Une raison nécessaire pour l’optimiser !
Grâce à une action sur la stratégie immobilière et plus globalement, sur la stratégie d’implantation géographique des espaces de travail, il est possible d’espérer certains bénéfices très concrets.
Il est important de prioriser les objectifs qui importent le plus et/ou qui méritent d’être travaillés au regard du contexte de l’entreprise.
Par exemple :
Bien entendu, un travail en profondeur peut procurer un bénéfice global, touchant à chaque point cité, grâce à différents leviers.
Concrètement, optimiser sa stratégie immobilière, c’est quoi?
Tous ces exemples peuvent être des possibilités d’actions à mettre en place. Précisons les gains générés par ces possibilités :
Les transactions immobilières sont les actions qui impactent le plus fortement l’entreprise :
Tout est bousculé. Néanmoins, elles offrent des possibilités très intéressantes.
En premier lieu, il est possible d’agir sur le coût de l’immobilier d’entreprise, en termes d’investissement et de budget courant.
L’acquisition, la revente ou le transfert de certaines surfaces de travail dans d’autres zones géographiques moins chères, sont des leviers stratégiques à étudier -régulièrement - avec la plus grande attention.
Prenons l'exemple, d'une entreprise qui dispose de deux bâtiments de 200m² chacun au cœur de Paris. Elle décide après une analyse de délocaliser l’une des deux surfaces en banlieue car plus de la moitié des salariés vivent en dehors de Paris. Cette décision aura donc un impact immédiat sur son budget (incluant une différence dans la taxation), sur le confort des collaborateurs, voire sur votre puissance commerciale dans le secteur investi.
De la même manière, il y a la possibilité d’ajouter des surfaces complémentaires aux locaux historiques de l’entreprise. Une étude sur la mobilité de votre entreprise – entendez par là un récapitulatif précis des trajets effectués chaque jour par vos collaborateurs – peut être une aide à la décision. En effet, une étude peut vous aiguiller dans votre choix de location de surface de bureaux. Par exemple, dans le but de fournir un espace de travail efficace et bien plus proche du domicile, à des collaborateurs dont la fonction permet de télétravailler.
En ce sens, l’entreprise devra :
Côté gains, il est question de permettre aux collaborateurs qui vivent loin du lieu de travail, de réduire considérablement leur temps de trajet et d’augmenter ainsi leur bien-être - et donc leur productivité. Il est tout de même important de prévoir un juste milieu avec une rotation qui prévoit un retour d’un ou deux jours par semaine au siège.
Par ailleurs, les locaux du siège peuvent alors perdre en superficie : il est donc possible de revendre ou cesser d’en louer une partie. Voire de louer des bureaux à d’autres entreprises et conserver ainsi le patrimoine, à moindre coût.
Suivant la même idée, les espaces de coworking constituent l’exemple parfait d’un bureau qui offre une flexibilité totale.
Premier avantage : ces locaux ne seront pas soumis à un bail et sont modulables au niveau de leur taille et de l’utilisation à votre guise.Ils fournissent un espace de travail très professionnel. Chacun peut y trouver son compte : le collaborateur n’a plus à se soucier d’organiser un bureau au sein de son logement.
Ajoutons qu’avec leur fort développement, les espaces de coworking couvrent maintenant la majeure partie du territoire, avec des tarifs devenus très intéressants.
La stratégie de l’entreprise peut également comporter une action sur les trajets domicile-travail même s’il y a déjà une proposition d’un espace décentralisé. Votre objectif peut être le bien-être : surtout en milieu urbain. Trouver des solutions qui permettent aux employés de ne pas souffrir du stress engendré par les déplacements embouteillés vers le travail semblent indiqué pour toute entreprise. Il est également question de réduire l’impact de ces déplacements sur l’environnement, par une redéfinition de la manière de se rendre au travail.
À ce titre, l’entreprise peut favoriser auprès des salariés des alternatives à la voiture individuelle grâce notamment au Forfait Mobilité Durable : vélo, covoiturage, trottinette… Ce forfait est cumulable à hauteur de 600€/an/salarié. Dans d’autres cas, un abonnement aux transports en commun peut être pris en charge par l’entreprise. Pour l’employé, le gain est bien souvent psychologique autant que financier : sa voiture et les coûts qui lui sont liés ne sont plus indispensables à l’exercice de son travail.
Premier bon réflexe : éviter les actions isolées et ne pas agir dans l’urgence.
Une réflexion profonde doit être menée. L’objectif est de souligner tous les tenants et aboutissants de l’opération et de recenser les besoins réels en créant un plan efficace. Cette démarche nécessite une prise de recul, des compétences et du temps.
Plusieurs questions peuvent aider à dresser un état des lieux précis de la situation de l’entreprise, en interrogeant les conséquences de l’organisation immobilière actuelle :
Cette liste n’est pas exhaustive et elle peut être enrichie de toute question que votre contexte rendra pertinente.
Après une analyse pertinente, l’entreprise est capable de déterminer quels sont les points sur lesquels elle estime qu’une action devrait être menée, ainsi que ses points faibles.
Cependant, modifier la stratégie immobilière de l’entreprise impactera à la fois directement le budget et l’ensemble du processus de production. Les axes à travailler doivent permettre d’améliorer significativement au moins l’un des postes correspondant aux objectifs vus précédemment, sans en détériorer un autre :
Une fois que l’entreprise a décidé des leviers à actionner, il est important de prioriser ceux qui sont les plus impactants. Il faut tenir compte de la temporalité des actions : s’il s’agit de revendre ou d’acquérir des surfaces, le projet peut prendre plusieurs mois. Le schéma d’optimisation sera ainsi à étaler sur la durée et les actions peuvent s’avérer complémentaires.
C’est le moment de prendre des dispositions pour agir. Attention néanmoins, toute modification impacte non seulement l’activité, mais aussi les collaborateurs. Les actions doivent être menées dans un ordre cohérent et sans précipitation ! Idéalement, établir des scénarios, en partant du résultat désiré pour chaque objectif est un bon point de départ. L’idée est alors de définir l’ensemble des transformations nécessaires pour que l’organisation s’adapte au changement envisagé.
Mesurer les résultats obtenus est important, et des données très concrètes peuvent être récoltées : gain d’argent, de productivité, réduction du turn-over, etc. Le bilan est également l’occasion de poursuivre le travail :la nouvelle organisation définie peut donner d’autres idées d’améliorations. Enfin, les économies réalisées peuvent servir à de nouveaux investissements. Toute entreprise a intérêt à étudier sa stratégie immobilière, ne serait-ce que pour des raisons de rentabilité.
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